Gestão de Documentos: Gerando valor para a organização

Neste artigo, vamos analisar de que forma a gestão de documentos contribui para gerar valor para as organizações. Principalmente quando percebemos que muitas vezes gestores e empreendedores não dão a devida importância para este assunto. Desta forma, colocam a empresa em situações de risco fiscal, trabalhista e principalmente em relação a dados sensíveis.

O que é gestão de documentos?

É um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos e registros de maneira eficiente, segura e inteligente. Assim, possibilita a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente. Imagine o volume de políticas, procedimentos, protocolos e instruções de trabalho existentes numa empresa. Estes documentos precisam estar organizados e serem localizados facilmente para realização das atividades de rotina. Não só isso, mas também para evidenciar o controle dos processos, a segurança na realização de procedimentos e até para prevenir a judicialização e a proteção de dados sigilosos de clientes.

Qual a importância desse procedimento para a empresa?

Diariamente as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que, por sua vez, contêm informações valiosíssimas. E, atualmente, esses dados são considerados o principal patrimônio de uma companhia e se tornaram recursos de competitividade. Informações fundamentais precisam ser armazenadas com controle e com segurança constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos imensuráveis, além da perda da reputação da empresa. Informações estas como:

• dados cadastrais de clientes/pacientes, fornecedores e prestadores de serviços;
• estatísticas da organização;
• registros de procedimentos internos;
• contratos com fornecedores, prestadores e com clientes.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei n° 13.709/2018, foi promulgada para proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e a livre formação da personalidade de cada indivíduo. A Lei fala sobre o tratamento de dados pessoais, dispostos em meio físico ou digital, feito por pessoa física ou jurídica de direito público ou privado, englobando um amplo conjunto de operações que podem ocorrer em meios manuais ou digitais.

Com essa lei, as organizações devem redobrar o cuidado para gerenciamento de documentos e dados, em especial, no que diz respeito à dados sensíveis e exposição de conteúdos sigilosos.

Outro aspecto relevante é a demora e dificuldade para localizar informações, sobretudo em casos de urgência. Dessa forma, a implementação da gestão documental se torna cada vez mais necessária nas instituições. A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos.

A gestão de documentos tem sido uma ferramenta estratégica para as organizações. Ela é utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que empresas possam alcançar resultados e se destacar diante da concorrência. Isso porque garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos a atender a ISO 9001 que tem como objetivo melhorar a gestão de uma empresa.

Os benefícios da gestão documental?

Com o crescente volume de dados produzidos, a gestão de documentos é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para as organizações. Vou destacar alguns que considero importantes:

1. Melhoria da produtividade;
2. Qualidade do processo decisório;
3. Economia de espaços físicos destinados ao armazenamento;
4. Redução de custos operacionais;
5. Segurança e confidencialidade das informações;
6. Otimização do tempo das atividades e dos processos;
7. Melhor gerenciamento dos recursos financeiros;
8. Maior controle, rastreabilidade e acesso aos dados;
9. Identificação e descarte de documentos obsoletos e desnecessários;
10. Aprimoramento da gestão empresarial como um todo.

A adoção de uma solução eletrônica para gerenciar a documentação empresarial permite otimizar os 3 principais pilares de todo processo: tempo, recursos e produtividade. Ou seja, é investir na redução de custos e na qualidade dos seus serviços, simplificando a realização de tarefas burocráticas e repetitivas que necessitam ser realizadas com rapidez e exatidão. A melhor estratégia para se adequar à LGPD é contar com uma empresa parceira para garantir a conformidade e a gestão de documentos físicos. E, claro, também os digitais, avaliando cada um dos requisitos e as normas específicas de cada setor.

Agora me diz uma coisa? Você já tem um sistema para gestão de documentos? Não hesite em consultar os profissionais da Talismã e conversar com o time de especialistas!